5 Funcións de Front Desk importantes

A recepción dunha oficina médica pode ser un lugar moi concorrido. O persoal de recepción é esencial para o bo funcionamento da oficina médica. O persoal de recepción xeralmente consiste en recepcionistas e / ou asistentes médicos e dependendo do tamaño da oficina médica, unha persoa pode ser ambas. As obrigas clínicas ademais, a recepción é responsable de cinco funcións administrativas:

1. Salude aos pacientes
2. Responder e xestionar o teléfono
3. Calendario de citas
4. Comunicación entre oficinas
5. Correspondencia externa

1 -

Saúdo aos pacientes

Os pacientes de saúdo non son só sobre o que di, tamén se trata de como interactúa cos pacientes. A recepción é responsable de que os pacientes se sinta ben.

A recepción é a primeira impresión que un paciente recibe ao chamar ou visitar a práctica médica. É importante que a recepción ofreza un servizo ao cliente excepcional e sexa unha representación positiva da práctica médica.

Aquí tes outras formas de saudar aos pacientes:

• Responde o teléfono mentres mantén unha forma educada e consistente utilizando unha etiqueta de teléfono axeitada
• Mantén limpa e organizada a área de recepción
• Rexiste novos pacientes e actualiza a información demográfica do paciente existente recollendo información detallada do paciente sobre o paciente, incluída a información persoal e financeira
• Facilita o fluxo do paciente notificando ao provedor de chegada dos pacientes, conscientes dos atrasos e a comunicación con pacientes e persoal clínico
• Responde aos pacientes, pacientes prospectivos e consultas de visitantes de forma cortés

2 -

Xestiona o teléfono

Ao responder ao teléfono dunha forma educada e consistente é unha parte de pacientes de saúdo, non é o único deber das responsabilidades telefónicas de recepción. A recepción ten a responsabilidade de recibir todas as chamadas entrantes e tamén poñer chamadas saíntes cando sexa necesario.

• Chamadas entrantes: as chamadas entrantes están compostas por chamadas de pacientes, telemarketing, representantes farmacéuticos, outros médicos e moito máis. A recepción debe usar unha etiqueta de teléfono axeitada cando administre os teléfonos utilizando estas habilidades de comunicación: ser un oínte activo, ter bos xeitos de teléfono, chamadas en pantalla, usar o tacto, facer preguntas e manter a confidencialidade.
• Chamadas saíntes: Ás veces, a recepción pode ter que poñer chamadas saíntes para discutir unha cita con paciente, facer citas ou referencias externas ou solicitar subministracións. Como representante da oficina médica, é tan importante usar a etiqueta de teléfono axeitada.

3 -

Programación de citas

A programación eficaz é necesaria para unha excelente experiencia paciente e un fluído paciente suave. A maioría das oficinas médicas utilizan software de programación que fai programar citas sinxelas e fáciles. Non obstante, a recepción debe poder encher cancelacións ou non-shows e facer-se eficiente para comunicar os cambios no horario aos pacientes e médicos.

4 -

Interoffice Communication

A recepción da oficina médica é como un centro de comunicación. A maioría das comunicacións entre oficinas pasan pola recepción especialmente cando se trata de tarefas administrativas relacionadas co paciente.

Comunicar de forma máis eficaz información clara e concisa é crucial. Se nunha nota, unha comunicación escrita, a través dun correo electrónico de oficina interior, unha a unha interacción ou nunha configuración de grupo, é importante manter o tema en cuestión e non desviarse do punto.

Algunhas destrezas básicas necesarias para unha comunicación eficaz entre oficinas inclúen:

• Etiqueta de teléfono
• Servizo ao cliente
• Programas básicos de palabras e excel
• Xestión do tempo
• Habilidades da organización

5 -

Comunicación externa

A comunicación externa implica comunicarse potencialmente con vendedores, outras prácticas médicas, compañías de seguros e outras empresas. Isto pode esixir facer chamadas telefónicas saíntes, escribir cartas profesionais, fax e cartas de correo.

Coñecemento de procedementos de oficina xeralmente obtidos a partir dun certificado ou grao de Asociado nun programa empresarial que inclúe procesos e procedementos administrativos, procesamento de reclamacións, preparación de gráficos de pacientes e habilidades básicas de informática. As habilidades de auxiliar administrativo básico e poder operar adecuadamente os equipos de oficina son importantes para o éxito da oficina.