O persoal de recepción adoita ser o primeiro contacto que o paciente ten coa súa oficina. Non só responden ao teléfono nin aos pacientes de saúdo. Tamén son responsables da programación das citas e da información demográfica do paciente. Eles precisan ser capaces de manter o ritmo acelerado dunha oficina médico, así como prestar moita atención aos detalles. Aquí tes 8 responsabilidades do persoal de recepción.
1 -
Acolle e cumprimento ...Unha persoa de recepción acolle e cumprimenta a todos os pacientes e visitantes, en persoa ou por teléfono. Como todos saben, as primeiras impresións son duradeiras. As primeiras impresións que reciben os seus clientes sobre a súa práctica médica adoitan ser desde o persoal da súa oficina converténdoas no crucial para o éxito da súa organización. Proporcionar atención de alta calidade e excelente atención ao cliente evitará a perda de ingresos na oficina médica debido a un alto nivel de satisfacción do paciente.
2 -
Responde o teléfono ...mantendo un xeito amable e consistente de teléfono utilizando a etiqueta de teléfono axeitada. Ter bos xeitos de teléfono é unha tarefa sinxela. Para ter bos xeitos de teléfono simplemente significa ser profesional e tratar aos demais como desexa ser tratado se fose o chamador. É importante que o seu persoal da oficina médica ofreza de xeito consistente un xeito educativo e consistente. Cando un paciente chama, a forma en que o persoal de recepción manexa a chamada determina como se percibe a súa instalación.
3 -
Mantén o espazo de recepción ...limpo e organizado. Manter a súa oficina médico limpo non se trata só do xeito que parece. Unha oficina médica limpa é esencial para manter a seguridade dos traballadores e os pacientes. Manter a oficina médico libre de xermes é máis que o que hai na superficie; Trátase de ter un ambiente sa e estéril para previr enfermidades infecciosas.
4 -
Rexistra novos pacientes ...e actualiza as poboacións demográficas existentes recollendo información detallada do paciente sobre o paciente, incluída a información persoal e financeira. O ciclo dunha conta de paciente orixínase coa entrada inicial da información demográfica do paciente, que inclúe información demográfica e seguros de pacientes. A información non válida pode atrasar o pago.
5 -
Facilita o fluxo do paciente ...notificando ao provedor de chegada dos pacientes, conscientes de atrasos e comunicación con pacientes e persoal clínico. Se os pacientes da súa oficina médica non están satisfeitos con todo o proceso, é posible que non volvan. Proporcionar atención de alta calidade e excelente atención ao cliente evitará a perda de ingresos na oficina médica debido a un alto nivel de satisfacción do paciente. Os pacientes probablemente continuarán volvendo sempre que estean satisfeitos con todo o proceso.
6 -
Responde a ...pacientes, pacientes prospectivos e consultas de visitantes de forma cortés. Unha técnica chamada "escoita activa" é unha ferramenta útil para garantir a comprensión. Nesta técnica, o oínte reformulará a información que escoitaron nas súas propias palabras. Se esta información é correcta, o intercambio está completo, se non o remitente da información pode corrixir calquera malentendido neste momento. Este intercambio leva un pouco máis de tempo e é unha ferramenta eficiente para xerar a rendición de contas porque todos os que participan no intercambio saben que as expectativas eran claras e comprendidas.
7 -
Mantén a fonte de material médico ...adecuadamente abastecido anticipando as necesidades de inventario, poñendo pedidos e vixilando equipos de oficina.
8 -
Protexe a confidencialidade do paciente ...asegurándose de que a información de saúde protexida estea protexida ao non deixar PHI nun sitio sinxelo e apagar a computadora antes de deixar sen supervisión. Manter a confidencialidade do paciente non só fai que os pacientes se sientan seguros de tratarse no seu centro médico, tamén é a lei. Calquera organización que acceda á información de saúde do paciente considérase unha entidade cuberta e é requirida pola lei para cumprir coas disposicións da HIPAA ou afrontar penas civís e / ou penais. É imperativo que os rexistros médicos permanezan confidenciais e non poidan acceder por persoas que non teñen a autorización adecuada. Os informes feitos sobre a información protexida do paciente (PHI) sen a súa autorización considéranse unha violación da regra de privacidade.