5 Componentes para controis internos eficaces

Evita e detecta a mala conduta dos traballadores na túa oficina médica

Os controis internos defínense como un proceso destinado a evitar fraudes, protexer os recursos da empresa e garantir o cumprimento das leis e regulamentos. Os controis internos só son efectivos se están determinados polas necesidades específicas da oficina médica, implementadas, monitoreadas e medidas para asegurarse de que estean funcionando como estaba previsto.

A oficina médica debe adoptar un enfoque proactivo para evitar e detectar a falta de conduta dos empregados ao ter unha política en vigor respecto dos controis internos. A prevención e detección desempeñan un papel moi importante en calquera proceso de control interno minimizando un certo nivel de risco.

1 -

Prácticas de contratación

Contratar o mellor persoal de oficina médico é unha forma efectiva de reforzar un proceso de control interno. Contratar empregados que son competentes, fiables e fiables por prescritos completamente prescritos son só bo sentido comercial. As comprobacións de antecedentes e de referencia son formas fáciles de eliminar as malas mazás e deter a determinadas persoas de solicitar o traballo.

Aínda que os empresarios anteriores non están autorizados a proporcionar información que non sexa o estado de emprego e a subscrición do reaseguro, pode solicitar aos solicitantes que proporcionen información de contacto para supervisores ou compañeiros de traballo anteriores para obter información máis detallada. Os controis de fondo, incluídos os cheques de crédito, tamén proporcionan información sobre o historial persoal do solicitante.

Máis

2 -

Separación de deberes

A separación das funcións impide que un funcionario teña a responsabilidade de múltiples transaccións que impliquen o manexo das finanzas. Sempre que un empregado ten que manipular diñeiro, debe haber unha persoa que autorice determinadas transaccións, outra persoa responsable do procesamento e outra diferente para a conciliación e o mantemento de rexistros. Isto garante que ninguén poida realizar ningunha tarefa que outra persoa non detecte ou revise.

A separación de funcións dificulta que se perda ningunha cantidade de diñeiro, xa sexa no nivel da recepción ou o nivel administrativo da oficina médica. Cando os empregados saben que cada proceso é seguido e controlado, incentiva a precisión e honestidade na realización de tarefas.

3 -

Documentación

Toda transacción financeira debe ter unha pista de papel. A documentación non é só a práctica de escribir ou documentar accións, senón tamén de manter copias de todos os rexistros financeiros como as facturas e as remesas de pagamentos. Os empregados deben ser conscientes de non realizar unha transacción baseada nunha solicitude verbal.

A documentación válida inclúe formularios oficiais médicos oficiais, membretes ou facturas e debe ser autorizada por sinatura, cando sexa necesario. Os cheques deben ter sempre unha factura, como reembolsos, transferencias de diñeiro ou pagamentos. O diñeiro só debe ser aceptado, nunca entregado a menos que devolva o cambio do paciente. A conciliación da caixa tamén debe documentarse ao comezo e ao final de cada turno.

4 -

Salvaguardias físicas e electrónicas

O uso de cofres, sistemas de alarma, cámaras e bloqueos pode axudar á oficina médica a salvagardar datos, inventario, activos e cartos.

1. Manteña todas as caixas de diñeiro, os cheques e os libros de recibos bloqueados nunha caixa de seguridade con acceso limitado polo persoal da oficina médica. As combinacións deben cambiarse regularmente.

2. Ten sistemas de alarma en vigor para despois de horas e días non operacionais.

3. As cámaras poden ser colocadas en cada entrada e saída, na recepción e dirixidas á caixa forte.

4. Manteña as portas ao armario de subministración e / ou farmacia bloqueado en todo momento e só permita o acceso a determinadas áreas segundo o necesario.

As salvagardas electrónicas inclúen o uso de contrasinais e restrinxen o acceso só ao persoal autorizado.

5 -

Operacións de monitorización

Calquera proceso de control interno sería incompleta sen unha forma de controlar as operacións. A supervisión dos controis internos implica a revisión das operacións diarias para garantir que os procesos funcionen correctamente.

1. A conciliación de efectivo

2. Auditoría de contas ou carteiras

3. Verificación mediante a comparación de informes

4. Cheques de inventario regulares

Estar atento a todos os procesos é esencial, pero primeiro e máis importante, un director de oficina médico debe:

1. Establecer regras e obxectivos

2. Comunicalos a todo o persoal

3. Proporcionar comentarios sobre unha base regular