Como ser claro e conciso
Coa planificación e coidado, o director da oficina médica pode aumentar a eficiencia e a eficacia mediante técnicas e prácticas de comunicación exitosas. A comunicación é unha das ferramentas máis importantes en calquera relación, sexa persoal ou profesional. Na oficina médica, as comunicacións claras entre o persoal son esenciais para garantir a calidade dos coidados dos pacientes.
A comunicación é de 2 vías
Para que a comunicación se complete, hai que ter ideas ou información para compartir, alguén para dar a información ou a idea e alguén que recibirá a información.
A comunicación é mellor cando é recíproca, o que significa que as ideas e a información son compartidas entre as dúas persoas, cada un con cada cambio. Cando a comunicación é unilateral, a posibilidade de incomunicación ou malentendido é alta, e isto conduce a expectativas non satisfeitas e malos resultados.
Nunha relación, a maioría das veces volvemos e pedimos desculpas por calquera malentendido e tente de novo. Pero nunha oficina médica, a mala comunicación pode ser custosa física e financeira. Os estudos entre os líderes máis efectivos demostran que a comunicación é a habilidade máis importante que un director ou líder pode ter e usar.
Comunicación efectiva na configuración da oficina médica
Comunicar de forma máis eficaz información clara e concisa é crucial.
Se nunha comunicación escrita, a través dun correo electrónico de oficina , unha interacción individual ou nunha configuración de grupo, é importante manter o tema en cuestión e non desviarse do punto. Usar o enfoque de cinco W e un H de xornalismo axudará a manter o foco no tema:
- Quen: Quen necesita a información que se está a compartir? Quen afectará esta información? Quen é ou será responsable?
- Que: que medidas hai que tomar? Que resultado desexa? Que recursos son necesarios para completar o proceso ou o proxecto? Cales son as circunstancias que afectan directamente a este asunto?
- Por que: por que isto é importante? Por que a persoa que recibe esta información está incluída?
- Onde: onde se celebrará o evento, reunión, traballo? Onde están os materiais ou datos necesarios para completar o proxecto?
- Cando: cando se atopa a reunión? Cando é o prazo? Cando se solicita a retroalimentación ou o progreso?
- Como: Como se medirá o éxito? Como se evaluará o rendemento? Como finalizará a certeza?
Sexa claro e conciso - Elimina Chatter e Fluff
Estas son só algunhas preguntas que se poden dirixir para manter a información clara e concisa. Outra boa regra xeral cando se dirixe aos demais é: "Diga o que quere dicir e quere dicir o que di".
Cando outras persoas saiban que proporcionan información e comentarios significativos, son máis propensos a escoitar atentamente e considerar o intercambio con respecto. Un xestor que chismes, chateadores incesantemente sobre asuntos non comerciais ou se afaga do tema durante as reunións será menos efectivo porque os seus empregados comezarán a axustar a "pelusa". Aínda que é importante ter unha relación laboral cos seus compañeiros de traballo e empregados, é igual de importante ter coñecemento profesional.
Reproducir comentarios - Escoitar activo
Os comentarios son outra parte importante da comunicación efectiva. Escoitar comentarios axudará a todas as partes a comprender. Unha técnica chamada "escoita activa" é unha ferramenta útil para garantir a comprensión. Nesta técnica, o oínte reformulará a información que escoitaron nas súas propias palabras. Se esta información é correcta, o intercambio está completo, se non o remitente da información pode corrixir calquera malentendido neste momento. Este intercambio leva un pouco máis de tempo e é unha ferramenta eficiente para xerar a rendición de contas porque todos os que participan no intercambio saben que as expectativas eran claras e comprendidas.
Os beneficios dunha comunicación clara na oficina médica
A comunicación clara e efectiva aforra tempo, diñeiro e agravamento. Cando todas as partes entenden o que é necesario, esperado e aceptable, o progreso é máis certo. Cando todas as partes entenden por que algo é necesario, séntense respectados. Cando as ideas son intercambiadas e os comentarios son considerados, todas as partes se senten incluídas e importantes para o proceso. Estes sentimentos de inclusión e importancia son fundamentais para a moral da oficina e o éxito xeral da práctica.