A comunicación electrónica está facendo máis popular estes días que as chamadas telefónicas, o correo "caracol" e, ata nalgúns casos, reunións cara a cara. En calquera escenario profesional que inclúa a oficina médica, é importante considerar varias cousas ao enviar correos electrónicos a compañeiros de traballo, pacientes, médicos, hospitais, provedores ou outros profesionais.
As persoas pasan unha gran parte do seu día abrindo e leen correos electrónicos.
O tempo valioso non debe ser desperdiçado en correos ineficaces e sen importancia. O mesmo profesional que usaría no teléfono, a correspondencia por correo electrónico ou o cara a cara tamén debería expresarse nun correo electrónico. Lembre sempre que un correo electrónico é unha forma de comunicación ea forma en que o receptor interpreta a mensaxe é o único que importa.
Antes de crear e enviar un correo electrónico, fai varias preguntas.
- ¿Envía por correo electrónico a mellor forma de comunicación para a información que estou enviando?
- ¿É profesional?
- ¿É compatible con HIPAA?
- ¿Me representa con precisión ea oficina médica?
Regra de etiquetas de correo electrónico n. ° 1
Pense no contido da súa mensaxe antes de presionar ENVIAR . Asegúrese de que o correo electrónico sexa a forma adecuada de comunicación para a súa mensaxe no canto dunha chamada telefónica ou unha reunión. Teña en conta que o contido debe reflectir a imaxe eo nivel de profesionalidade esperado da súa Oficina Médica.
Non envíe, reenvíe ou conteste ningún correo que conteña obscenos, ofensivos, calumniosos, difamatorios, racistas ou de natureza sexual. As sancións poden ser graves para vostede ea Oficina Médica.
Regra de etiquetas de correo electrónico n. ° 2
Utiliza gramática, puntuación e ortografía adecuadas. De novo, a túa mensaxe é un reflexo da túa oficina médica.
Ademais, asegúrese de manter a mensaxe concisa e usar o deseño axeitado para a súa mensaxe que facilite a lectura. Revisa o teu correo antes de pulsar ENVIAR .
Non empregue TODOS os CAPS xa que se considera gritar ou gritar no mundo en liña. Utilice negra ou cursiva para enfatizar unha palabra ou frase. Ademais, evita usar fontes extremadamente extravagantes ou estrañas, xa que fai que o teu correo sexa máis difícil de ler.
Etiqueta de correo electrónico Regra nº 3
Asegúrese de que o correo electrónico se envíe ao destinatario (s) correspondente (s). A información nunha oficina médica, especialmente relacionada coa información do paciente, debe ser compartida só con base en coñecemento. Ademais, considere que a xente pode considerar información que non é relevante para eles como "correo lixo".
Non falar información persoal e confidencial ou achegar ficheiros de paciente nun correo electrónico. Use números de conta de paciente ou números de rexistro médico para aconsellar a alguén para que revise a conta. A súa información débese notar alí.
Etiqueta de correo electrónico Regra nº 4
Responda aos correos electrónicos profesionais en 24 horas cando sexa posible. Se iso non lle dá tempo suficiente, polo menos respóndelle dicir que recibiu o correo electrónico e terá que volver con eles o antes posible.
Non respondas ao correo lixo ou a solicitudes de subscrición / anulación.
Isto só xerará máis spam que inunda o correo electrónico da empresa.
Regra de etiquetas de correo electrónico n. ° 5
Mantén as emocións fóra dos correos electrónicos. Sexa educado e profesional. Coñeza quen pode ser informal despois de transcorrer tempo suficiente para construír ese tipo de relación.
Non digas nada nun correo electrónico que poidas lamentar máis tarde. Teña coidado ao enviar ou responder un correo electrónico con rabia. Nunca faga comentarios persoais sobre outra persoa, faga comentarios que poidan ofender a alguén ou dicir algo que non diría en persoa.
Regra de etiquetas de correo electrónico nº 6
Mantén o humor, as bromas ea ironía como mínimo. As intencións son moitas veces "perdidas na tradución" nos correos electrónicos e as persoas poden non sempre recibir o chiste.
Pense niso desde a perspectiva do destinatario.
Non envíe, reenvíe ou responda as letras en cadea. É un comportamento pouco profesional e algunhas persoas ven iso como correo lixo. Lembre que calquera contido que envíe debería reflectir a imaxe eo nivel de profesionalidade esperado da súa oficina médico.