Todos estarían de acordo en que a función primaria dunha oficina médica é o coidado dos seus pacientes, con todo, para manterse na práctica e florecer, a oficina ten que recoller o pagamento dos servizos prestados. A codificación, a facturación e as coleccións son unha parte vital das funcións do persoal da oficina médica e a adecuada formación e directrices son vitais para a conclusión exitosa destas funcións.
O departamento de facturación traballa moi de cerca co persoal de codificación no consultorio médico. Nalgúns casos, a mesma persoa realiza as funcións de codificación, facturación e cobro, pero estas son tres posicións distintas. Aínda que algúns dos aspectos de cada traballo se cruzan cos outros, tamén teñen responsabilidades moi específicas.
A codificación efectivamente facilita o proceso de facturación achegando uniformidade aos procedementos a través de códigos recoñecibles. Usando códigos de diagnóstico estándar e códigos de procedemento que son recoñecidos polas compañías de seguros, todas as prácticas médicas e as axencias relacionadas co coidado, o codificador médico asegurarase de que as compañías de seguros ou "pagador comercial" ou os Centros de Medicare e Medicaid (CMS) recoñecerán o elemento facturado e como o diagnóstico garante ese procedemento , proba ou tratamento.
O proceso de facturación comeza na inxesta do paciente. É importante obter toda a información de seguro antes de que o paciente se vexa se é posible para que todas as partes entendan que cada visita e procedemento custarán ao paciente do peto.
Canto menos sorpresas teñen os seus pacientes en canto ao pagamento dos servizos prestados, máis felices serán todos. Cando o paciente chega e presenta a información do seguro, é vital que a información facilitada se verifique coa compañía de seguros como activo, os beneficios que se permiten e que o provedor estea actualmente contratado con ese pagador específico.
Os sitios web teñen desinformación, lapso de contratos e os beneficios cambian para que a verificación dos datos é moi importante.
Para aforrar tempo, receita e agravamento, cada procedemento que non ten o alcance normal dunha visita de oficina debe ser preautorizado ben por adiantado, ou dentro dos límites de tempo do plan de seguro específico. Os pagos que se deban ao paciente deben ser discutidos e recollidos antes do procedemento, proba, terapia ou tratamento. As copagos deben ser sempre pagadas antes de que o médico o vexa un paciente, para evitar problemas despois.
As coleccións de cantidades vencidas son a forma menos efectiva de reembolso. Canto máis tempo se cumpra unha factura, menor será o cobro e máis diñeiro custa a oficina a tempo e horas de nóminas. Esta é a mellor razón para ter unha codificación efectiva e persoal de facturación na oficina médica.
A reclamación denegada por un contribuínte comercial é un motivo probable para que unha factura non se pague a tempo. Cando tanto o paciente como o persoal fixeron a súa debida dilixencia de antemán, isto é menos probable, pero sucede. Pode ser necesario un recurso do persoal con aclaracións ou explicacións. O recurso do paciente é outra solución posible, pero o paciente debe ser consciente da posibilidade de que sexan responsábeis dos saldos pendentes.
Aínda que un acordo de pagador é moitas veces un dos primeiros encargos da empresa no momento de cubrir a documentación de ingreso do paciente, a probabilidade é que o paciente non lea coidadosamente o documento. Ás veces, o paciente non se sentía ben no momento e non prestaba atención ao documento, ou simplemente esperaba que a maioría ou todas as súas contas fosen pagadas polas compañías de seguros. Discutir a responsabilidade financeira antes de que haxa un problema é o curso de acción máis efectivo para evitar incómodos encontros e posiblemente emocionais.
A codificación, a facturación e as coleccións son importantes para unha instalación médica próspera sen importar o tamaño ou a especialidade.
É imprescindible o adestramento axeitado, a educación continua e a instrución dos cambios actuais en leis, códigos ou prácticas de seguros. Os materiais e equipamentos de referencia permiten aos membros deste equipo ter un impacto positivo tanto nos pacientes como na oficina médica.